Privatlivspolitik

Data ansvarlig

Nedenstående selskab er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger:

Helse- & Idrætsklinikken IVS (herefter benævnt ”Hiklin”)
CVR-nr. 38 35 02 26
Millingvej 20
3450 Allerød

Vi kan kontaktes på nedenstående nummer og mailadresse, hvis du måtte have spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller måtte ønske at gøre brug af dine rettigheder i henhold til punkt 6 nedenfor:

Telefon: 45 88 88 50

Mailadresse: klinikken@hiklin.dk

Fælles dataansvarlige

Da vi er en klinik bestående af en masse selvstændige virksomheder, vil dine personoplysninger blive delt mellem os med henblik på at sikre dig bedst mulig behandling. Alle behandlere hos Hiklin har derfor adgang til oplysninger på alle klienter, som er registreret i Onlinebooq, og vi har indgået en databehandleraftale mellem os omkring ansvarsfordelingen mellem os.

Da alle behandlere har adgang til systemet Onlinebooq, er vi, Hiklin ansvarlig for de øvriges behandling af personoplysninger i dette system, og vi har i vores databehandleraftale indført vilkår om, hvad de enkelte virksomheder/behandlere må registrere i systemet, hvornår oplysninger i systemet skal slettes, samt hvem og hvornår, man må tilgå oplysninger i systemet.

Når det vedrører behandling af personoplysninger andre steder end via det fælles system, Onlinebooq, er hver behandler ansvarlig for, at dine personoplysninger bliver opbevaret korrekt. En behandler har derfor ansvaret for, at fysiske dokumenter bliver opbevaret i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.

Hvis vi eller én af vores fælles dataansvarlige opbevarer fysiske dokumenter med dine personoplysninger, kan vores fælles dataansvarlige kontaktes på nedenstående oplysninger:

Fortegnelse – Dataansvarlig – Hiklin   Fortegnelse over behandlingsaktiviteter
Dataansvarlig	Virksomhedens navn, CVR-nr. og kontaktoplysninger (adresse, hjemmeside, telefonnummer og e-mail)	Helse- & Idrætsklinikken IVSCVR-nr. 38 35 02 26 Millingvej 20 3450 Allerød Tlf. 45 88 88 50 Mail: klinikken@hiklin.dk
	De fælles dataansvarlige samt deres kontaktoplysninger (Navn og foretrukne kontaktmetode)	Annie Jensen: annie80@jensen.mail.dk, Eva Aalbæk Nielsen: 20200180, Peter Leisted Bøgvig: peter@plb-Massageterapi.dk, Ziggie Søvsø: Ziggiestyle@hotmail.com, Kitt Clemmens: kittcl@hotmail.com, Annette Weihrauch Nielsen: annette.w.nielsen@gmail.com
Formål (-ene)	Behandlingens eller behandlingernes formål (et samlet, logisk sammenhængende formål med en behandling eller en række af behandlinger, som hermed angives som ét formål ud af alle samlede formål hos den dataansvarlige)	Vi modtager personoplysninger i form af navn og e-mail eller telefonnummer på vores klienter, hvis de selv ønsker at afgive det, men det er ikke et krav. Vi bruger oplysningerne til at kunne kommunikere med klienterne, herunder ved udsendelse af reminder, oplysning om aflysning, ændring eller booking af tid samt mulighed for, at klienten kan stille os spørgsmål. Hvis en klient afgiver samtykke hertil, anvender vi klientens e-mail til fremsendelse af nyhedsbreve med markedsføringsmæssigt indhold.   Hvis en klient opretter en profil på Onlinebooq, skal klienten anføre sit navn og mobilnummer eller e-mail, dettes bruges som identifikation, når klienten fremadrettet skal logge in på sin brugerprofil. Klienten kan, hvis det ønskes skrive både sit mobilnummer, telefonnummer, navn og e-mail, men dette er ikke påkrævet. Profilen giver klienten mulighed for selv at foretage booking af nye tider samt se en oversigt over tidligere behandlinger.   Klienten kan i bookingsystemet skrive oplysninger til os omkring sin lidelse (dette bliver dog ikke arkiveret elektronisk, men slettes straks elektronisk efter modtagelsen).
Kategorierne af registrerede og kategorierne af personoplysningerne	Kategori af registrerede personer	Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:1.     Klienter 2.     Tidligere klienter 3.     Behandlere
	Oplysninger, som behandles om de registrerede personer	Oplysninger, som indgår i den specifikke behandling. Beskriv:
		Identifikationsoplysninger	X
		Race eller etnisk oprindelse
		Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
		Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
		Helbredsoplysninger	(X)
		Biometrisk data med henblik på identifikation
		Seksuelle forhold
		Strafbare forhold
Modtagerne af personoplysningerne	Kategorier af modtagere som oplysninger er eller vil blive videregivet til herunder modtagere i tredjelande og internationale organisationer	1.     Øvrige behandlere hos Helse- & Idrætsklinikken IVS (De fælles dataansvarlige)2.     Onlinebooq ApS, CVR-nr. 38303473 (databehandler/systemleverandør)
Tredjelande og internationale organisationer	Oplysninger om overførelse af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer	Nej
Sletning	Tidspunkt for sletning af oplysninger	Oplysninger på eksisterende klienter slettes som udgangspunkt ikke, da oplysningerne som udgangspunkt er relevante for klientens fremtidige behandling. Oplysninger op tidligere klienter slettes, når de ikke længere er nødvendige, dog senest løbende kalenderår + 5 år efter klientens sidste behandling.
Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger	Beskrivelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (hvis muligt skal der gives en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, jf. artikel 32, stk. 1)	Behandling af personoplysninger i forbindelse med HR-arbejde sker i overensstemmelse med interne retningslinjer, som bl.a. fastsætter rammerne for autorisation- og adgangsstyring og logning.Personoplysninger opbevares i pseudonymiseret og i kryptret form og transmitteres krypteret. Fysisk materiale opbevares aflåst.

 

2 Formålet med og grundlaget for behandling af dine personoplysninger

Hiklin behandler alene dine personoplysninger, hvis vi har et gyldigt behandlingsgrundlag.

Formålet med behandling af dine personoplysninger er, at vi kan besvare henvendelser fra dig, samt kommunikere med dig, når det er nødvendigt, herunder komme i kontakt med dig, hvis en behandler bliver syg, en tid skal ændres, aflyses m.v.

Vi indhenter alene de oplysninger, som er nødvendige for at kunne behandle din henvendelse.

Grundlaget for vores behandling af dine oplysninger sker med henvisning til opfyldelse af en kontrakt eller som følge af vores legitime interesse.

Nyhedsbreve

Du kan tilmelde dig vores nyhedsbrev ved at krydse feltet ”Ja tak – jeg vil gerne modtage nyheder og tilbud via SMS” eller feltet ” Ja tak – jeg vil gerne modtage nyheder og tilbud via email” af, når du booker tider online via vores system, Onlinebooq.

Tilmelding kan også ske ved at du retter skriftlig henvendelse til os herom. Vi tilmelder dig ikke til vores nyhedsbrev, medmindre du selv har givet et udtrykkeligt samtykke til, at du ønsker at være tilmeldt.

Grundlaget for vores behandling af personoplysninger ved fremsendelse af nyhedsbreve sker derfor på baggrund af dit udtrykkelige samtykke.

Dit samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes ved at rette henvendelse til os, eller ved at trykke ”afmeld nyhedsbrev” i hvert enkelt nyhedsbrev.

3 Videregivelse

Hos Hiklin videregiver vi alene dine oplysninger, hvis det er nødvendigt for at varetage dine interesser.

Dine personoplysninger overlades til vores systemleverandør, Onlinebooq i henhold til databehandleraftale, og alene med det formål, at muliggøre vores anvendelse af deres systemer.

Derudover deles dine personoplysninger med vores fælles dataansvarlige, jfr. i øvrigt punkt 1.

4 Opbevaringsperiode – sletning af personoplysninger

Vi opbevarer alene dine personoplysninger, så længe vi har et grundlag herfor.

Som udgangspunkt sletter vi ikke oplysninger på nuværende klienter i klinikken, da historikken er vigtig for vores fremtidige behandling.

Oplysninger på tidligere klienter slettes, når de ikke længerer er nødvendige, dog senest løbende år plus 5 år efter en klient sidst har været i kontakt med os.

Vi sletter de personoplysninger, vi bruger i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve, når du trækker dit samtykke tilbage, medmindre vi har et andet behandlingsgrundlag for opbevaring af oplysningerne.

5 Sikkerhed

Hos Hiklin passer vi godt på dine personoplysninger, og vi har derfor implementeret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, for at sikre et passende sikkerhedsniveau.

6 Dine rettigheder, som registret

Som registreret, har du ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi hos Hiklin har registreret om dig.

Som registreret har du blandt andet ret til at få oplysning omkring:

• Hvilke personoplysninger vi behandler på dig
• Hvad vores formål er med behandlingen af dine personoplysninger
• Hvem vi eventuelt videregiver dine personoplysninger til
• Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger eller hvilke kriterier vi lægger vægt på, når vi skal tage stilling til, hvor længe dine personoplysninger opbevares

Derudover har du som registreret ret til at:

• Få rettet forkerte/ufuldstændige oplysninger (ret til berigtigelse)
• Få dine personoplysninger slettes (retten til at blive glemt)
• Anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger
• Få indsigt i de oplysninger, som vi har registreret om dig (Indsigtsret)
• Få dine personoplysninger flyttet (dataportabilitet)

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, er du meget velkommen til at kontakte os på de kontaktoplysninger, som er anført under punkt 1.

Klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, er du meget velkommen til at kontakte os. Vi tager alle henvendelser seriøst, og går meget op i, at vores klienter/brugere har tillid til os, og vores behandling af deres personoplysninger.

Du har også mulighed for at klage direkte til Datatilsynet. Du kan på Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk læse mere om, hvordan du kan klage direkte til dem.